Ugrás a tartalomra

Egyedi CRM rendszer, ami pont annyit tud, amennyi kell

Tavaly télen leültem egy ügyfelemmel, aki egy 3 fős kivitelezői céget visz. Megkérdeztem, hol tartja az ügyfelei adatait. Elővett egy spirálfüzetet, egy telefont, és megnyitott egy Excel-táblát. Mindhárom helyen voltak nevek, részben ugyanazok, részben nem. CRM rendszer helyett egy spirálfüzet, egy telefon és egy táblázat.

Nem attól lesz rend, ha veszel egy nagy CRM rendszert. Attól lesz rend, ha eldöntöd, melyik az EGY hely, ahol az ügyfeleid vannak. Ebben segítek: megmondom, neked elég-e egy kész rendszer, vagy egy kicsi, a te folyamataidra szabott ügyfélnyilvántartó a jobb. És ha az utóbbi, megépítem.

Ajánlatot kérek →
Ügyfél Mit ígértem, mennyiért Hol tart Következő teendő Hozzájárulás
Szabó Réka+36 30 555 0142 Konyhafelújítás, burkolásajánlat: 860 000 Ft Ajánlat kiment MaUtánakérdezni az ajánlatra ✓ 2026. 09. 18.ajánlatkérés · 2028-ig
Kiss BenceKiss Burkolat Bt. Fürdőszoba-burkolás, 42 m²1 280 000 Ft Fut okt. 2.Anyagrendelés ✓ 2026. 08. 12.szerződés · 2031-ig
Tóth GergelyTóth és Társa Kft. Irodaburkolat, 120 m²— Érdeklődő okt. 3.Visszahívni, felmérés ✓ 2026. 09. 29.ajánlatkérés · 2028-ig
Varga Anna+36 70 555 0187 Teraszburkolat javítása180 000 Ft Lezárva 2027. márc.Garanciális ellenőrzés ✓ 2025. 04. 03.szerződés · 2030-ig
Németh Pálnemeth.pal@… Lépcső burkolása— Érdeklődő okt. 6.Felmérés ! Nincs rögzítvepótolni kell
  • Szabó RékaAjánlat kiment
    Konyhafelújítás, burkolás · ajánlat: 860 000 Ft
    Ma · Utánakérdezni az ajánlatra✓ Hozzájárulás
  • Kiss BenceFut
    Fürdőszoba-burkolás, 42 m² · 1 280 000 Ft
    okt. 2. · Anyagrendelés✓ Hozzájárulás
  • Tóth GergelyÉrdeklődő
    Irodaburkolat, 120 m² · —
    okt. 3. · Visszahívni, felmérés✓ Hozzájárulás
  • Varga AnnaLezárva
    Teraszburkolat javítása · 180 000 Ft
    2027. márc. · Garanciális ellenőrzés✓ Hozzájárulás
  • Németh PálÉrdeklődő
    Lépcső burkolása · —
    okt. 6. · Felmérés! Hozzájárulás
Minta kitalált adatokkal: így néz ki egy kicsi, célra szabott ügyfélnyilvántartó. A sárga sorszámok a lenti 5 tudnivalóhoz tartoznak.

Kinőtted már a táblázatot?

Ha ezek közül 3 vagy több igaz rád, akkor most is pénzt veszítesz:

A részleteket az Excel, füzet vagy CRM cikkemben írtam le.

0 / 5

Még elboldogulsz a táblázattal. Ha 3 jel igaz lesz, gyere vissza. :)

A részleteket az Excel, füzet vagy CRM cikkemben írtam le.

Dobozos CRM rendszer vagy egyedi?

Őszintén: sokszor a kész rendszer a jó válasz. A MiniCRM vagy a SalesAutopilot komoly, magyar fejlesztésű CRM szoftver, és ha tényleg használod a marketingautomatizálást, a kampányokat, a hírlevélsorozatokat, akkor bőven megéri az előfizetés.

Amit viszont a legtöbb kisvállalkozásnál látok: megveszik a rendszert, feltöltik az ügyfeleket, és utána a funkciók 15%-át használják. Kapcsolattartás, jegyzet, emlékeztető. A többiért fizetnek, és a díj a felhasználók számával együtt nő. Ez olyan, mintha kombájnt vennél a kiskerthez. Nem rossz a kombájn!

Mikor éri meg egyedi CRM-et fejleszteni?

Én magamnak is építettem ügyfélnyilvántartót, mert az én munkám elég sajátos: weboldalak, tárhelyek, karbantartási ciklusok, lejáró domainek. Egy általános CRM-ben ezt csak egyedi mezők erdejével tudtam volna leképezni. A döntés 4 kérdésen múlik:

  1. 1

    Mennyire egyedi a folyamatod?Ha sima ajánlat, megrendelés, számla, akkor kész rendszer kell. Ha vannak visszatérő ciklusaid, lejárataid, sajátos állapotaid, akkor érdemes elgondolkodni az egyedin.

  2. 2

    Hányan fogják használni?Az előfizetéses rendszereknél a felhasználók száma az egyik fő árképző. 1-2 főnél ez nem számít, 8-10 főnél már nagyon.

  3. 3

    Hol legyen az adat?Egyedi fejlesztésnél a saját tárhelyeden, a te adatbázisodban, az EU-ban.

  4. 4

    Ki tartja karban 5 év múlva?Egy saját rendszer csak addig előny, amíg van, aki hozzányúl. Ezt a karbantartás keretében vállalom.

Mit tud egy kicsi, célra szabott ügyfélnyilvántartó?

A legtöbb 1-3 fős vállalkozásnál nem nagy CRM kell, és nem is Excel, hanem egy ügyfélnyilvántartó program, ami pontosan azt tudja, amire szükséged van:

  • Az ügyfél adatai egy helyen, kereshetően.

  • Mit ígértél neki, mikor és mennyiért.

  • Hol tart most az ügy: érdeklődő, ajánlat kiment, fut, lezárva.

  • Mikor kell vele legközelebb foglalkozni.

  • Az adatkezelési alap: mikor és mire adott hozzájárulást, és meddig őrzöd az adatait.

Ennyi. Ez nem hangzik nagy fejlesztésnek, és nem is az. Sokszor a weboldaladra is rá lehet építeni, mert a WordPress mögött ott van egy adatbázis, amiben ez elfér. Ha az oldalad amúgy is karbantartás alatt van, nem kell hozzá külön infrastruktúra.

Egyedi szoftverfejlesztés, nem csak CRM

Ugyanez a logika a CRM fejlesztésen túl is működik, minden ismétlődő feladatnál. Árajánlat-készítő, időpontfoglaló, belső nyilvántartás, egy bővítmény, ami pont azt csinálja, amit a te céged igényel. Ha valamit kézzel csinálsz újra és újra, és egyik kész program sem illik rá, valószínűleg megérné megírni. És ha még AI is kellene bele, nézd meg az AI chatbot oldalt.

CRM rendszer árak: mitől függ, mennyibe kerül?

Fix árat szándékosan nem írok ide. Egy kicsi, 5 mezős ügyfélnyilvántartó és egy több felhasználós rendszer két külön világ, és egy kitalált átlagár csak félrevezetne. Az ár főleg 3 dolgon múlik:

Hányan dolgoznak benne?

Egy embernek szóló nyilvántartó egyszerűbb, mint egy rendszer, ahol több kolléga, több jogosultsággal dolgozik.

Hány programmal kell összekötni?

A számlázó, a naptár, a levelezés: minden program, amivel a rendszernek beszélgetnie kell, egy újabb bekötés.

Mennyire sajátos a folyamatod?

Minél inkább a te céged egyedi munkamenetére kell szabni, annál több benne a saját fejlesztés.

A különbség az előfizetéshez képest az, hogy egyszer fizetsz a fejlesztésért, utána a rendszer a tiéd, és nem nő a díja minden új kollégával. Egy rövid beszélgetés után megmondom, mi a reális a te esetedben, konkrét számmal.

Ajánlatot kérek →

Gyakori kérdések az egyedi CRM rendszerről

Hol lesznek az ügyfeleim adatai?

A saját tárhelyeden, a te adatbázisodban, az EU-ban. Nem egy idegen szolgáltató szerverén.

Össze tudod kötni a számlázóval vagy a naptárral?

Igen. Számlázó, naptár, e-mail, a weboldalad űrlapjai, és szinte bármi más is szóba jöhet, aminek van elérhető kapcsolódási pontja.

Mi van, ha később többet kellene tudnia?

Bővíthető. Pont ez az egyedi rendszer előnye: azt építjük hozzá, amire tényleg szükséged lesz, nem azt fizeted, amire talán egyszer.

Segít a GDPR-ban is?

Igen. Ha az adat egy helyen van, sokkal könnyebb leírni, mit tárolsz, miért és meddig. A hozzájárulás és a megőrzési idő mező is benne lehet a rendszerben.

És ha szerinted nekem elég egy kész rendszer?

Akkor megmondom, akkor is, ha ezzel elesek egy munkától. Az a rosszabb üzlet, ha megépítek valamit, amit 6 hónap múlva nem használsz.

Beszéljünk a folyamataidról?

Írd meg, hogyan dolgozol most, hol vannak az ügyfeleid adatai, és kérj ajánlatot. 1 munkanapon belül válaszolok, és megmondom, kész rendszer kell-e neked, vagy egy kicsi saját.

Ajánlatot kérek →